Ein mittelfristiges Ziel der Arbeit mit digitalen Medien ist es, früher oder später vollständig auf Papier verzichten zu können. Das ist eigentlich auch gar nicht schwer, wenn die Grundvoraussetzungen stimmen.
Das digitale Ordnungssystem
Der Knackpunkt eines Büros ist, analog oder digital, ein gutes Ordnungssystem. Der große Unterschied ist, dass die Unordnung in den Ordnern auf einem Tablet oder Notebook einfach verschwindet, während wir sie in einem traditionellen Büro immer vor Augen. Und so viel soll vorweg gesagt sein: ein papierloses und digitales Büro zu führen, erfordert eine Menge Disziplin. Im Besonderen spielt dabei auch die Kompatibilität eine Rolle. Während in einem traditionellen Büro alle Dokumente auf A4 gedruckt gut in Ordnern einsortiert werden können, wird auf dem Computer die Ordnung zum Teil durch die Funktionen von Programmen bestimmt. Es werden handschriftliche Notizen erstellt, wissenschaftliche Arbeiten mit Textverarbeitung geschrieben, Tabellenkalkulationen verwendet, Fotos und Videos abgespeichert und analoge Dokumente eingescannt. Dabei entstehen Dokumente in den gängigen Dokument- und Office-Formaten wie pdf, doc, odt oder xls. Dazu kommen Bild-, Ton- und Video-Formate wie mp3, wav, jpg, png, gif, mp4 oder mpeg. Und darüber hinaus gibt es diverse Datei-Formate, die der jeweiligen verwendeten Software eigen sind und nicht so einfach ohne Funktionsverlust weitergegeben werden können. Besonders kompliziert wird das letztlich auf Apple-Systemen, in denen jede App ihre separate Dateiablage hat.
Bei der Wahl eines Ordnungssystems möchte man deshalb von Beginn an darauf achten, dass möglichst viele Funktionen bereits vorhanden sind. Es bieten sich Cloudsysteme an, auf die man von mehreren verschiedenen Geräte zugleich zugreifen kann. Dabei sollte man immer auf den Schutz der Daten achten. Kritisch wird dies insbesondere dann, wenn Daten mit Bezug zu anderen Personen verarbeitet werden sollen. Insbesondere Namen oder Noten von Lernenden dürfen nur unter bestimmten Bedingungen auf Computern gespeichert werden, ohne dabei gegen Gesetze zu verstoßen. Von der Speicherung solcher Daten in Clouds würde ich grundsätzlich abraten. Als Cloudspeicher fallen die gängigen Namen wie OneDrive, iCloud, Dropbox oder Google Drive ein. Diese speichern die Daten in der Regel auf Servern außerhalb von Deutschland. Möchte man die vollständige Kontrolle über die eigenen Daten, bieten sich NAS (Network Attached Storages) an, die im eigenen Wohnzimmer oder am Arbeitsplatz in das Netzwerk integriert werden können. Diese können wie z.B. bei einer Fritzbox in den Router integriert sein. Andere Anbieter wie Synology liefern mit einem NAS direkt Office-Anwendungen mit, mit denen man jederzeit und von jedem Gerät aus mit dem Webbrowser an Dokumenten arbeiten kann. Über das Protokoll WebDAV können verschiedenste Cloudspeicher in eine Vielfalt von Apps integriert werden. Ich persönlich habe auf Apple-Geräten gute Erfahrungen mit der App Documents gemacht. Insbesondere weil diese mit PDF-Expert und Scanner Pro erweitert werden kann. Dazu aber später mehr. Auf Windows hat sich OneNote etabliert, da in diese Notizapp z.B. Textdokumente oder Präsentationen direkt integriert werden können. Auf Android habe ich persönlich bisher keine Software gefunden, die als Ordnungssystem entsprechend geeignet wäre. Ich habe aber auch nicht ernsthaft danach gesucht.
Konsequentes digitales Arbeiten
Will man nun beginnen, digital zu Arbeiten, vermeidet man am besten von Beginn an die Verwendung von Papier. Es gibt mittlerweile verschiedene Apps, mit denen man einen Kalender führen, ToDo-Listen erstellen und die Arbeit alleine oder im Team organisieren kann (z.B. Todoist, Trello, Evernote, Wunderlist). Man darf dabei gerne auch kreativ werden. Einkaufslisten schicke ich mir in Telegram (eine WhatsApp-Alternative) immer selbst als Nachricht zu. Dadurch kann ich jederzeit etwas ergänzen und brauche unterwegs nur mein Smartphone. Mit diversen Apps wie GoodNotes, Noteshelf, OneNote, PDF-Expert oder Evernote lassen sich nicht nur handschriftliche Notizen erstellen. Man kann damit in vollem Umfang ein Arbeitsheft ersetzen und professionelle Mitschriften erstellen. Grundsätzlich gilt: so viele Apps wie nötig, aber so wenige wie möglich. Bei jeder neuen App sollte vor allem abgewogen werden, wie sie sich in das bestehende Ordnungssystem integrieren lässt. Deshalb ergibt es Sinn, sich beim Einsatz einer neuen App viel Zeit zu nehmen und sie ausgiebig zu testen.
Digitalisierung analoger Dokumente
Beim Einstieg in die papierlose Arbeit wird man zuerst eine Menge Dokumente digitalisieren müssen. Alte Dokumente und Mitschriften scanne ich, wenn es viele Seiten sind, mit einem entsprechenden leistungsfähigen Scanner. Für ein paar Seiten zwischendurch gibt es diverse Scan-Apps. Sehr gute Erfahrungen habe ich mit der App „Scanner Pro“ für das IPad gemacht. Diese ist darüber hinaus zusammen mit PDF-Expert sinnvoll in die App Documents integriert. Eine Alternative hierzu ist z.B. Adobe Scan oder für Windows bietet OneNote eine entsprechende Funktion. Dabei ist dringend zu beachten, dass Urheberrechte verletzt werden. Die Identität des Erstellers einer Datei wird oft (teilweise versteckt) in den Dokumenten mit abgelegt und kann zurückverfolgt werden. Deshalb sollten insbesondere Bücher und Zeitschriften nicht gescannt werden. Stattdessen sind von neuern Veröffentlichungen aber häufig eBook- oder PDF-Varianten online erhältlich.
Mein persönlicher Workflow
Mein IPad nutze ich vorwiegend für handschriftliche Notizen (GoodNotes) und Videoproduktion (Explain Everything). Außerdem ist hier für mobiles Arbeiten und Präsentationen Microsoft Office installiert. PowerPoint funktioniert mit einem entsprechenden Adapter sehr gut. Zum Annotieren und Scannen von Dokumenten verwende ich die Kombination aus PDF-Expert und Scanner Pro. Darüber hinaus finden sich viele Apps zum Ausprobieren und für den Mathematikunterricht.
Ich nutze einen PC zu Hause und ein Notebook mobil mit Windows als Betriebssystem. Auf diesen Geräten nutze ich auch Office insbesondere für längere Texte. Außerdem organisiere und sortiere ich hier meine Dateien und Dokumente innerhalb der Dropbox, die über alle Geräte hinweg synchronisiert. In dieser Dropbox wird außerdem eine Sicherheitskopie sämtlicher GoodNotes-Notizen im PDF-Format angelegt, auf die ich dann von den anderen Geräten aus zugreifen kann.
Auf allen Geräten ist Telegram als Messenger installiert. Auf dem IPad und dem Smartphone verwende ich Apps und auf den Windows-Geräte den Browser-Zugang für den Email-Verkehr. Ich verwende den Google Kalender für Termin (und achte hierbei darauf, keine personenbezogenen Daten zu speichern) und synchronisiere diesen über verschiedene Apps auf den einzelnen Geräten. Aufgaben behalte ich darüber hinaus mit Todoist auf allen Geräten im Blick. Für die nahe Zukunft werde ich nach einer App suchen, die Aufgabenverwaltung, Kalender und eventuell sogar Emails unter einem Dach vereinen kann.
Mein Smartphone nutze ich hauptsächlich zur Kommunikation und auch zum Fotografieren und Filmen. In der Regel versuche ich es zu vermeiden, mit dem Smartphone Dokumente zu erstellen oder zu bearbeiten. Deswegen nutze ich hier intensiv die Synchronisationsfunktion, um direkten Zugriff auf die Dokumente zu erhalten, die ich auf den anderen Geräten erstellt habe.
Twitter: @KaeptnKeks
Youtube: Käptn Keks
eMail: kontakt@JensLindstroem.de
Dieser Artikel steht kann nach der Lizenz CC BY-SA unter Nennung dieser Homepage „www.jenslindstroem.de“ und meines Twitter-Accounts @Kaeptnkeks bearbeitet und weitergegeben werden.
